Zásady ochrany osobních údajů Plzenio

1. Úvodní ustanovení

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost Plzenio, působící jako eventová agentura zaměřená na tematické večery, soukromé oslavy a firemní eventy, nakládá s osobními údaji fyzických osob, které využívají naše služby nebo nás kontaktují prostřednictvím webu, e-mailu či telefonicky.

Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy v souladu s právními předpisy České republiky a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR).

2. Shromažďování osobních údajů

Uvádíme, jaké osobní údaje od vás získáváme během kontaktování a rezervace akcí prostřednictvím webu, e-mailu nebo telefonicky. Rozsah údajů se může lišit podle charakteru poptávky, běžně však zpracováváme zejména následující kategorie:

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, případně název společnosti a funkce.
• Kontaktní údaje: e‑mailová adresa, telefonní číslo, korespondenční adresa (pokud je nutná pro organizaci akce).
• Údaje o akci: typ eventu (např. firemní akce, soukromá oslava, tematický večer), předpokládaný termín, místo konání, předpokládaný počet hostů a další specifické požadavky.
• Fakturační údaje: IČO, DIČ, fakturační adresa, pokud je poskytujete jako firemní klient.
• Komunikační záznamy: obsah e‑mailové či telefonické komunikace související s přípravou a realizací akce.
• Marketingové preference: informace o tom, zda si přejete dostávat novinky a nabídky našich eventových programů (například prostřednictvím newsletteru).

Osobní údaje nám poskytujete dobrovolně, nejčastěji prostřednictvím kontaktního formuláře, při telefonické konzultaci nebo při uzavření smlouvy. V některých případech můžeme doplnit údaje z veřejně dostupných zdrojů (např. obchodní rejstřík) pro účely správného vystavení smluvních a účetních dokladů.

3. Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje používáme pouze pro jasně vymezené a legitimní účely, které souvisejí s přípravou a realizací eventových programů a s komunikací s vámi jako klientem či zájemcem o služby.

Hlavní účely zpracování zahrnují zejména:

• Sjednání a rezervace akcí: vyřízení vaší poptávky, návrh formátu programu, předání cenové nabídky a domluva organizačních detailů.
• Uzavření a plnění smlouvy: příprava smluvní dokumentace, zajištění průběhu akce včetně koordinace programu, hostitelů a doprovodných aktivit.
• Fakturace a účetnictví: vystavení daňových dokladů a plnění našich právních povinností v oblasti účetnictví a daní.
• Komunikace s klienty: průběžná komunikace ohledně detailů akce, změn termínů, specifických požadavků nebo navazujících služeb.
• Marketing a newsletter: zasílání informačních nabídek, inspirace na tematické večery a novinek z naší eventové nabídky – vždy pouze na základě vašeho souhlasu nebo oprávněného zájmu a s možností kdykoli se odhlásit.
• Ochrana práv a oprávněných zájmů: řešení případných reklamací a nároků, ochrana našich práv a oprávněných zájmů v souvislosti s organizací akcí.

Vždy zpracováváme pouze takový rozsah osobních údajů, který je nezbytný pro dosažení konkrétního účelu, a pouze po dobu, kdy je to nezbytné.

4. Sdílení a předávání osobních údajů

Vaše data neposkytujeme třetím stranám, s výjimkou případů, kdy je to nutné pro realizaci akce, a vždy pouze v nezbytném rozsahu. Zpracovatelé a partneři, se kterými spolupracujeme, jsou vázáni smluvními povinnostmi mlčenlivosti a musí splňovat požadavky na bezpečné zpracování osobních údajů.

Osobní údaje můžeme sdílet zejména s následujícími kategoriemi příjemců:

• Technické zajištění webu a IT služeb: poskytovatel hostingu a správci IT systémů, kteří spravují webové stránky a e‑mailové služby.
• Dodavatelé zapojení do akce: např. provozovatelé eventových prostor, technici, moderátoři nebo fotografové, a to pouze v rozsahu nutném pro hladký průběh vašeho programu.
• Účetní a daňoví poradci: pro účely vedení účetnictví a plnění zákonných povinností.
• Orgány veřejné moci: pouze v případech, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon (např. při součinnosti s orgány činnými v trestním řízení).

Osobní údaje zásadně nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii. Pokud by k takovému předání docházelo, zajistíme odpovídající úroveň ochrany v souladu s GDPR.

5. Doba uchování osobních údajů

Informujeme, jak dlouho osobní údaje uchováváme a jak jsou po vypršení této lhůty bezpečně likvidovány. Doba uchování se liší podle účelu zpracování a povinností vyplývajících z právních předpisů.

• Údaje pro sjednání a realizaci akce: uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a obvykle až 3 roky po jeho ukončení, zejména pro účely řešení případných dotazů, reklamací a navazující komunikace.
• Účetní a daňové doklady: uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy (typicky 5–10 let) od konce účetního období, v němž byl doklad vystaven.
• Marketingová komunikace: kontakty pro zasílání newsletteru či inspirace k eventům uchováváme po dobu trvání souhlasu nebo do okamžiku, kdy vznesete námitku nebo se z odběru odhlásíte.
• Komunikační záznamy: e‑maily a další komunikaci související s přípravou a průběhem akcí uchováváme po dobu maximálně 3 let, pokud právní předpisy nevyžadují delší dobu.

Po uplynutí stanovených lhůt osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme tak, aby již nebylo možné konkrétní osobu identifikovat.

6. Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů

Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování či vznesení námitky. Níže podrobně vysvětlujeme, jaká práva můžete uplatnit a jakým způsobem:

• Právo na přístup: můžete od nás požadovat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat jejich kopii a informace o způsobu zpracování.
• Právo na opravu: pokud zjistíte, že jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.
• Právo na výmaz: v některých případech můžete požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali, zejména pokud již nejsou potřebné pro původní účel nebo pokud odvoláte souhlas se zpracováním.
• Právo na omezení zpracování: máte právo požadovat omezení zpracování, například pokud namítáte přesnost údajů nebo pokud probíhá posouzení oprávněných zájmů.
• Právo vznést námitku: pokud zpracováváme osobní údaje na základě oprávněného zájmu (např. zasílání pozvánek na podobné eventové formáty), můžete proti tomuto zpracování kdykoli vznést námitku.
• Právo na přenositelnost údajů: pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně, můžete požádat o předání údajů sobě nebo jinému správci v běžně používaném formátu.
• Právo odvolat souhlas: pokud zpracování vychází z vašeho souhlasu (např. odběr newsletteru), můžete jej kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na již proběhlé zpracování.
• Právo podat stížnost: domníváte‑li se, že zpracováním osobních údajů porušujeme právní předpisy, máte právo podat stížnost u
  Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Své požadavky a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktního formuláře na stránce Kontakt nebo na e‑mailu uvedeném v sekci Kontaktujte nás. Vaše žádosti se budeme snažit vyřídit v co nejkratší možné době, nejpozději však ve lhůtách stanovených právními předpisy.

7. Zabezpečení osobních údajů

Popisujeme technická a organizační opatření, která přijímáme, aby byly vaše informace chráněné před zneužitím a neoprávněným přístupem. Bezpečnost osobních údajů bereme jako nedílnou součást profesionální organizace eventů.

• Technická opatření: používáme zabezpečené servery, šifrované připojení (např. HTTPS), pravidelné aktualizace softwaru a omezený přístup k systémům, ve kterých jsou údaje uloženy.
• Organizační opatření: přístup k osobním údajům mají pouze pověřené osoby, které jsou vázány mlčenlivostí a proškoleny v oblasti ochrany osobních údajů.
• Minimalizace údajů: pracujeme pouze s takovým rozsahem údajů, který je nezbytný pro zajištění poptávaných služeb, a údaje dále nevyužíváme způsobem neslučitelným s původním účelem.
• Hodnocení rizik: průběžně zvažujeme možná rizika zneužití osobních údajů a přijímáme opatření, která tato rizika přiměřeně snižují.

V případě, že by přesto došlo k bezpečnostnímu incidentu, který by mohl mít negativní dopad na vaše práva a svobody, postupujeme dle požadavků GDPR, včetně případného informování dotčených osob a dozorového úřadu.

8. Kontakt pro ochranu osobních údajů

V případě dotazů týkajících se nakládání s osobními údaji nebo uplatnění vašich práv se na nás můžete kdykoli obrátit prostřednictvím kontaktního formuláře nebo e‑mailu uvedeného v kontaktech.

Nejrychlejší cestou je vyplnění formuláře na stránce Kontaktujte nás, kde nám můžete stručně popsat svůj dotaz či požadavek. Vaši zprávu předáme osobě odpovědné za ochranu osobních údajů, která se vám ozve zpět s odpovědí nebo doplňujícími informacemi.

Pokud dáváte přednost e‑mailové komunikaci, využijte prosím kontaktní e‑mail uvedený na stránce Kontakt. Uveďte, že se váš dotaz týká ochrany osobních údajů, abychom jej mohli správně zařadit a rychle vyřídit.

Tyto zásady mohou být čas od času aktualizovány, zejména v souvislosti se změnami právních předpisů nebo našich služeb. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce.